Eine mineralölsteuerfreie Betankung ist nur möglich, wenn ein vom Zollamt ausgestellter Freischein bzw. Betankungsschein für das Luftfahrzeug vorliegt. Liegt keines dieser Formulare vor, wird die Mineralölsteuer verrechnet. Eine Rückerstattung kann anschließend beim jeweils zuständigen Zollamt beantragt werden.

Zuständig für die Vergütung ist das Zollamt, in dessen Bereich sich der Geschäftssitz (in Sonderfällen der Wohnsitz) des Verwenders befindet. Fehlt ein solcher, ist das Zollamt zuständig, in dessen Bereich sich der Betrieb befindet. Andernfalls ist das Zollamt Eisenstadt Flughafen Wien zuständig (§ 5 Abs. 5 Z 1b MinStG 1995). Vergütungsanträge sind formlos einzubringen. Sie sind nur für volle Kalendermonate zulässig und müssen bis zum Ablauf des auf die Verwendung des Luftfahrtbetriebsstoffs folgenden Kalenderjahres gestellt werden, andernfalls erlischt der Anspruch (§ 5 Abs. 6 MinStG 1995). Der Verwender der Luftfahrtbetriebsstoffe (das Luftfahrtunternehmen) hat das Vorliegen der in § 4 Abs. 1 Z 1 MinStG 1995 genannten Voraussetzungen sowie die bereits erfolgte Entrichtung der Mineralölsteuer für die Luftfahrtbetriebsstoffe nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Die Entrichtung der Mineralölsteuer ist durch eine entsprechende Bestätigung des Steuerlagerinhabers nachzuweisen.